Alla dessa möten

Av Charlotta Carlsson 2018-10-13

På många arbetsplatser suckar folk över att "de inte hinner inte jobba på grund av alla möten". Det här gör mig bekymrad, eftersom det finns en fantastisk potential i mötet som arbetsform. Jobbar de inte på mötena?

Vad beror suckandet på? Kanske är det inte mötena i sig utan att vi har för lite tid till en ökande hög med arbetsuppgifter?

Eller är mötena i sig faktiskt inte meningsfulla, och vad kännetecknar i så fall bra möten? Vi måste förstås vara rädda om varandras tid och ibland använder vi tiden bäst tillsammans, bara vi vet vad vi gör.

Jag har funderat en hel del på det här eftersom jag i olika ledande roller genom åren haft anledning att hålla i otaliga möten och workshops av olika format och syften.

Ibland kan det förstås handla om något så enkelt - eller svårt - som att den som håller i mötet ska ha effektiva metoder i sin verktygslåda. Sådana tips återkommer jag gärna till i kommande inlägg.

Men nu vill jag lyfta något ännu mer grundläggande: Ska mötet över huvud taget äga rum? Vi som bokar möten behöver faktiskt ställa oss den frågan.

Det här är mina fem startkriterier för meningsfulla möten. De gäller oavsett mötesform, projektmetodik, verksamhetsområde. Boka inte in mötet om svaren är nej eller nja:

1. Mötet behövs för att komma vidare i arbetet. Om det är möjligt för två personer att lösa frågan genom att prata med varandra i korridoren behövs inte ett möte.

2. Det finns ett uttalat syfte och en agenda.

3. Rätt deltagare kallas. Alla behövs och förväntas bidra på mötet. Och de vet om varför de är där.

4. Du har tänkt på hur ni ska arbeta på mötet och vad det ska bli för specifikt resultat (t.ex. ett arbetsmaterial, en modell, ett beslut, kunskapsdelning, teambuilding eller vad det nu kan vara)

5. Det underlag och förutsättningar som behövs till mötet kommer vara klart.

Våga boka av om förutsättningarna ändras. Få blir ledsna av ett sent avbokat möte, däremot blir de flesta irriterade om mötet inte blir meningsfullt när de tagit sig tiden att komma dit.

Tycker du detta är självklarheter och fixar det galant? I så fall grattis, du och din verksamhet har nog en bra möteskultur. Men handen på hjärtat, de flesta av oss behöver skärpa oss med detta emellanåt hur erfarna mötesledare vi än är.

Sen ska vi komma ihåg att inte bara den som kallar till möten har ett ansvar för att de blir meningsfulla. Som mötesdeltagare har du också ett stort ansvar: Ta reda på vad din roll är på mötet och fråga om du är tveksam. Förbered dig. Bidra aktivt på mötet efter bästa förmåga och ha en positiv attityd. Lita på mötesledaren men ha också överseende med att hen kan ha sina dåliga dagar. 

Ifrågasätt inte mötet där och då. Det är det säkraste sättet att slösa bort allas tid och energi. Har du synpunkter på mötesformen, hör av dig till mötesorganisatören innan så att hen har chans att justera.

Vi ska unna oss rätt möten - de som är viktiga för att få jobbet gjort!